Wij begrijpen dat uw vertrouwen in ons het belangrijkste kapitaal is van Officient (hierna "Officient", "wij" of "ons" genoemd). Uw privacy is dan ook essentieel voor ons. Deze privacyverklaring (hierna "Privacyverklaring" genoemd) is onder meer van toepassing op (i) onze website https://www.officient.io (hierna de "Website" genoemd) en (ii) alle (commerciële) relaties tussen Officient en haar klanten, testers, prospecten en business partners.

Officient wil benadrukken dat zij te allen tijde tracht te handelen in overeenstemming met (i)de Belgische Privacywet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en/of (ii) de EU verordening van 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG en alle andere (toekomstige) Belgische wetten met betrekking tot de implementering van deze regelgeving. De Privacyverklaring bevat onder meer informatie over de persoonsgegevens die Officient verzamelt, alsook over de wijze waarop Officient deze persoonsgegevens gebruikt en verwerkt.

Het bezoeken van de Website, het aanmaken van een betalende of gratis account met het oog op het gebruik van de diensten en/of het platform van Officient (d.w.z. alle online applicaties van Officient, hierna het "Platform" genoemd) impliceert uw goedkeuring (door middel van mededeling van uw persoonsgegevens of opt-in wanneer u optreedt als tester) van de Privacyverklaring en aldus van de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken.

Gelieve deze Privacyverklaring samen met de Voorwaarden voor Gebruik van Officient te lezen.

‍Officient kan volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
‍
✓ E-mail
✓ Naam
✓ Familienaam
✓ Adres
✓ Telefoonnummer (vast/mobiel)…

Officient verzamelt ook automatisch anonieme informatie over uw gebruik van de Website en van de diensten van Officient via het Platform. Zo zal Officient bijvoorbeeld automatisch registreren welke secties van de Website en het Platform u bezoekt, welke webbrowser u gebruikt en welke website u bezocht toen u toegang kreeg tot de Website. Wij kunnen u niet identificeren op grond van deze gegevens, maar het laat Officient toe om statistieken op te maken betreffende het gebruik van de Website en het Platform.

‍Deze persoonsgegevens worden verzameld in het kader van:

✓ Het opvragen van een offerte
✓ Samenwerking met Officient
✓ inschrijving voor de Account (betalend of gratis)
✓ Het gebruik van de diensten via het Platform
✓ Het invoeren van persoonsgegevens in het Platform…

Officient kan uw persoonsgegevens gebruiken voor:

✓ Het verstrekken van diensten in het kader van de overeenkomst (inclusief de follow-up ervan)
✓ Het aanmaken of bevestigen van een (betalende of gratis) account
✓ De opmaak van een offerte
✓ De follow-up na een vergadering
✓ Het verstrekken van de diensten via het Platform
✓ Het leveren van support
✓ Het verzenden van gerichte marketing en reclame, updates en promotionele aanbiedingen op grond van uw communicatievoorkeur en - desgevallend - uw uitdrukkelijke instemming

Officient zal uw persoonsgegevens niet openbaar maken aan derden, tenzij wanneer het noodzakelijk is in het kader van het verlenen van de diensten van Officient en de optimalisering daarvan (zoals, maar niet uitsluitend, onderhoudswerken, verwerking van betalingen, database management). Indien het noodzakelijk is dat Officient in dit kader uw persoonsgegevens openbaar maakt aan derden, is de betreffende derde partij verplicht om uw persoonsgegevens te gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacyverklaring.

Onverminderd het voorgaande, is het evenwel mogelijk dat Officient uw persoonsgegevens openbaar maakt:

✓ Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer Officient hiertoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke of een toekomstige gerechtelijke procedure en (ii) ter vrijwaring en verdediging van onze rechten

✓ Wanneer Officient of nagenoeg al haar activa wordt overgenomen door een derde partij, in welk geval uw persoonsgegevens – dewelke Officient heeft verzameld – een van de overgedragen activa zal zijn

In alle overige gevallen zal Officient uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren of doorgeven aan derde partijen, tenzij wanneer zij (i) hiervoor uw toestemming heeft bekomen en (ii) met de betreffende derde partij een gegevensverwerkingsovereenkomst heeft afgesloten, dewelke de nodige garanties bevat betreffende confidentialiteit en privacy conformiteit van uw persoonsgegevens.

Tenzij wanneer een langere bewaartermijn vereist of gerechtvaardigd is (i) door de wet of (ii) door de naleving van een andere wettelijke verplichting, bewaart Officient uw persoonsgegevens slechts gedurende de periode die noodzakelijk is voor het behalen en het vervullen van de doelen, zoals beschreven in de Privacyverklaring onder ‘gebruik persoonsgegevens’.

Wanneer u beroep wenst te doen op uw privacyrechten, zoals hieronder bepaald, gelieve dan contact op te nemen met dpo@officient.io of het formulier voor de uitoefening van uw privacyrechten in te vullen en aan Officient te bezorgen via e-mail of per post (zie onder):

✓ Recht op toegang tot de persoonsgegevens die Officient mogelijks over u beschikt
✓ Recht op rectificatie, vervollediging of update van uw persoonsgegevens
✓ Recht op schrapping van uw persoonsgegevens (‘right to be forgotten’)
✓ Recht op een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens
✓ Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens
✓ Recht van bezwaar/verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

U kan deze rechten in principe kosteloos uitoefenen via bovenvermeld formulier. Bovendien kunt u steeds via uw account uw persoonsgegevens – dewelke u diende mee te delen bij de aanmaak van uw account – updaten, wijzigen en/of verifiëren.

Indien u geen nieuwsbrieven of informatie over onze diensten meer wilt ontvangen, kunt u zich op elk moment uitschrijven door te klikken op de knop “uitschrijven”, onderaan weergegeven in elke e-mail van Officient.

Officient verbindt er zich toe om redelijke, fysieke, technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen te nemen met het oog op het voorkomen van (i) ongeoorloofde toegang tot uw persoonsgegevens, alsook (ii) verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens.

Officient zal alle persoonsgegevens dewelke zij heeft verzameld, bewaren in de cloud (met datacenter(s) binnen de EU).

Niettegenstaande het veiligheidsbeleid van Officient, de controles die zij uitvoert en de handelingen die zij stelt in dit kader, kan een onfeilbaar niveau van veiligheid niet worden gegarandeerd. Geen enkele methode van overdracht of doorgifte via het internet noch enige methode van elektronische opslag is 100 % veilig, zodoende kan Officient in dit kader geen absolute veiligheid garanderen.

Ten slotte hangt de veiligheid van uw account ook gedeeltelijk af van de vertrouwelijkheid en de complexiteit van uw wachtwoord. Officient zal u nooit uw paswoord vragen, wat inhoudt dat u het nooit persoonlijk zal moeten meedelen. Wanneer u uw wachtwoord toch aan een derde hebt meegedeeld – bijvoorbeeld omdat deze derde heeft aangegeven uw aanvullende diensten te bieden – zal deze derde via uw wachtwoord toegang verkrijgen tot uw account en uw persoonsgegevens. In dat geval bent u zelf aansprakelijk voor de handelingen die gesteld worden door het gebruik dat gemaakt wordt van uw account. Officient raadt u dan ook ten stelligste aan wanneer u vaststelt dat iemand toegang heeft genomen tot uw account uw wachtwoord onmiddellijk te wijzigen en contact met ons op te nemen.

Elke overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) aan een bestemmeling die zijn woonplaats of zetel heeft in een land dat niet onder een adequaatheidsbesluit valt, uitgevaardigd door de Europese Commissie, zal worden beheerst door bepalingen van een gegevensoverdrachtovereenkomst, dewelke (i) de standaard contractuele clausules, zoals bepaald in het "Besluit van de Europese Commissie van 5 februari 2010 (Besluit 2010/87/EC)", of (ii) enig ander mechanisme op grond van de privacywetgeving of enige andere regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens zal bevatten.

Officient is gerechtigd om deze Privacyverklaring te updaten door een nieuwe versie te plaatsen op de Website. Het is dit kader ten zeerste aangewezen om regelmatig de Website en de betreffende pagina waarop de Privacyverklaring wordt weergegeven te raadplegen om zeker te zijn dat u kennis hebt van eventuele wijzigingen. De Website vermeldt steeds de datum van de laatste wijzigingen.

De Website kan mogelijks hyperlinks bevatten naar andere websites. In geen geval is Officient verantwoordelijk voor het privacybeleid of de privacypraktijken van enige derde partij.

Indien u vragen heeft over de Privacyverklaring of over de wijze waarop Officient uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, gelieve ons te contacteren:
‍
✓ Via e-mail: security@exact.com

Indien u niet tevreden zou zijn over de wijze waarop Officient uw vragen en/of opmerkingen behandelde of indien u klachten heeft over de wijze waarop Officient uw persoonsgegevens inzamelt, gebruikt en/of verwerkt, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Privacycommissie.