Inhoudsopgave

1. Het belang van onboarding
2. De theorie van onboarding
3. In de praktijk: onze best practices voor onboarding
4. Hoe kan je succesvol online onboarden?
5. Reboarding: het belang en de aanpak
6. Offboarding voor een nieuw begin
7. Een on- en offboarding workflow

1. Het belang van onboarding

Wat levert een doeltreffend onboarding proces je op?

1. Medewerkers integreren 79% vlotter. Ze krijgen op korte tijd uit alle mogelijke invalshoeken een zicht op je organisatie en je product of dienst. Bovendien zorgt het voor sociale samenhang en sfeer op de werkvloer.
2. Wanneer je een eerste kennismaking met de leidinggevende voorziet tijdens het onboarden, is de houding van de nieuwe medewerkers tegenover hun werkgever 78% positiever.
3. Je verhoogt het engagement van je nieuwe medewerkers met 78% als je ze vanaf dag 1 bij alles betrekt. Dat geeft hen het gevoel dat ze erbij horen en dat ze zich voor het bedrijf willen inzetten.
4. Je helpt nieuwe medewerkers om sneller productief te worden. In bedrijven met gestructureerde introductieprogramma’s kunnen medewerkers 51% sneller op volle kracht meedraaien.

Wat is de ROI van een onboarding proces?

2. De theorie van onboarding

Hoe plan je een onboarding?

1. Pre-boarding
   Het is belangrijk dat je nieuwe medewerker zich deel voelt van het team vanaf het moment van aanwerving. Houd dus contact, ook vóór de eerste werkdag. Breng de rechtstreekse collega’s op de hoogte en regel tijdig het nodige materiaal en de juiste on- en offline toegangen.
2. Onboarding
   ‘Ik ben hier welkom!’ Met dat gevoel moet de nieuwe medewerker na de eerste dag buiten stappen.
   Een grondige kennismaking met het bedrijf, het team en de eigen functie staan in de eerste week op het programma. Verduidelijk de rol die de medewerker zal opnemen en welke resultaten je verwacht. Plan ontmoetingen in met de collega’s met wie de nieuweling vaak in contact zal komen. Zij kunnen helpen om de nieuwe collega te "acclimatiseren".
3. Follow-up
   Los van regelmatige, informele ‘check back’-momenten, plan je best ook regelmatig een formeel overleg in om het verloop van de onboarding nauwgezet te volgen. Ga zeker in gesprek na een maand, na drie maanden, na zes maanden en na een jaar.

De 4 C's van onboarding

1. Compliance staat voor al het praktische en administratieve dat bij een aanwerving komt kijken. Denk bijvoorbeeld aan de contracten en policy’s, (digitale) toegangen en een goed ingerichte werkplek.
2. Clarification betekent dat nieuwe medewerkers een correct beeld krijgen van wat je van hen verwacht. Ook de Vlerick-studie vestigt hier de aandacht op: 64 % van nieuwe medewerkers geeft aan dat dit niet helemaal duidelijk is, terwijl maar 29 % van de professionals zich daarvan bewust is.
3. Culture maakt een nieuweling wegwijs binnen de bedrijfscultuur en de ongeschreven regels. Een medewerker verdiept zich in de missie, de waarden en de toekomstvisie van het bedrijf. Deze cultuur uit zich ook in de manier waarop medewerkers omgaan met elkaar en externen.
4. Connection mag je letterlijk nemen: zorg ervoor dat nieuwe mensen zich snel verbonden voelen met het bedrijf en de mensen die er werken.
5. Een bijkomende maar onmisbare C. Vergeet niet om een check back te organiseren waarbij je op een informele manier checkt of de nieuwe medewerker stilaan zijn weg aan het vinden is.

3. In de praktijk: onze best practices voor onboarding

Checklist

Vragen waar je nieuwe medewerker antwoord op wil

1. De "hoe-zal-mijn-eerste-dag-eruit-zien" vragen
   Stuur hen tijdens de pre-boarding een mail met alle praktische en organisatorische antwoorden.
2. De "wat-is-mijn-waarde-hier" vragen
   Toon hen waarom en hoe ze kunnen bijdragen aan het bedrijf.
3. De "zal-ik-mijn-draai-vinden" vragen
   Plan een check-back of follow-up moment in om te zien hoe alles verloopt.
4. De "zijn-mijn-collega's-vrienden" vragen
   Voorzie bij de onboarding een mentor of coach.
5. De "zitten-ze-wel-in-met-mijn-ontwikkeling" vragen
   Vraag hen vanaf de start regelmatig in welke richting ze willen evolueren en voorzie opties.

Hoe zorg je voor een unieke onboarding?

4. Hoe zet je een succesvolle online onboarding op?

Offline versus online

1. Compliance
   Wat moet er praktisch in orde worden gebracht? Een werkplek. Al krijgt deze hier een nieuwe betekenis. Laat het materiaal dat nodig is om de job goed uit te voeren thuis leveren. Dan kunnen nieuwe medewerkers zich zelf installeren.
   ‍
   Wat houdt de administratieve kant in? Dat gaat om toegang tot software, gegevens (e-mailadres, logins) en contracten. Soms is het moeilijk om hier overzicht in te bewaren. Wat is al gedaan en wat nog niet. Houd dit gemakkelijk bij via onze onboarding software in Officient waar je een een remote onboarding workflow kunt aanmaken.
   
   Om de communicatie van bij het begin persoonlijk te maken, lijkt het ons een goed idee om dit onderdeel al meteen via een video call te organiseren. Goed begonnen en dus ook al half gewonnen.
2. Clarification
   Duidelijkheid en zekerheid scheppen op een eerste dag is essentieel, zeker als alles remote gaat gebeuren. Dit is wat het bedrijf doet en waar het staat, dit is je team, dit is je taak en dit is je planning. Deel deze informatie vooraf of op de eerste dag met de nieuwe medewerkers. Via een samenwerkingsplatform (wij gebruiken Notion) kan je inspelen op twee belangrijke zaken:
   ‍
   1) Je geeft een helder beeld van hoe de komende weken er uit gaan zien
   2) Je zorgt ervoor dat er voldoende leer- en samenwerkingsmogelijkheden ter beschikking zijn.
   
   Zie er hier wel op toe dat het niet te overweldigend wordt. Om die reden zijn we ook bij dit onderdeel van de remote onboarding grote voorstander van video meetings. Wanneer je visueel contact hebt met nieuwe collega's kan je beter inspelen op hun houding.
3. Culture
   Medewerkers zijn ambassadeurs voor je bedrijf. Geef de bedrijfswaarden en bedrijfscultuur dus al van bij de start mee. De grootste uitdaging hier? De afstand kan als nadeel hebben dat nieuwe medewerkers deze waarden en cultuur niet zelf kunnen ontdekken. Zorg er daarom voor dat de manier waarop je er online over communiceert deze al uitdraagt. Zo toon je dat je woord bij daad voegt.
4. Connection
   De riskantste. Maar laat dat je vooral niet afschrikken, want het betekent ook dat er hier nog veel ruimte is voor creativiteit en innovatie. Hoe breng je het gevoel van je bedrijf online over? Hoe creëer je een online verbondenheid met iemand die nieuw is? We raden je aan om de nieuwe medewerker onmiddellijk heel goed te betrekken bij het online gebeuren. Organiseer bijvoorbeeld een video lunch om kennis te maken.
5. Check back
   Een uiterst belangrijke C bij online onboarding. Toets regelmatig af of je nieuwe medewerkers alles begrijpen, niet overdonderd zijn door alle informatie, of of ze zich al enigszins thuis voelen. Zo niet, vraag waar de pijnpunten zitten en bekijk wat er nog net iets beter kan. Dit is voor beide partijen nieuw, probeer samen te groeien met de uitdagingen waarmee jullie geconfronteerd worden.

Onboarding uitstellen

5. Reboarding: het belang en de aanpak

Een reboarding tijdlijn

1. Pre-reboarding
   ‍Verwelkom je medewerkers al enkele dagen voor de effectieve heropstart. Licht hen hierbij in over hoe het reboarding-proces zal verlopen. Zorg er ook voor dat je administratie en organisatie voor de terugkeer al op punt staat.
   
2. Her-situering
   Wat zijn de relevantste veranderingen binnen het bedrijf? Waar staat het bedrijf momenteel? Je medewerkers zullen sneller en met meer engagement de normale manier van werken kunnen hervatten als ze up-to-speed zijn met deze aanpassingen. Communiceer deze updates zo snel mogelijk bij de reboarding.
3. Her-integratie
   De medewerkers zijn niet nieuw, maar het bedrijf kan dat wel zijn. Het is daarom van belang om terugkerende medewerkers te betrekken bij de manier waarop er nu gewerkt wordt en de eventueel vernieuwde waarden en missie. Ze moeten opnieuw worden meegenomen in het verhaal om zo gemotiveerd mogelijk te kunnen werken.

De stand van zaken

6. Offboarding voor een nieuw begin

Het belang van een offboarding

1. Je houdt de organisatie draaiende
   Wanneer iemand het schip verlaat, moet je snel reageren om te voorkomen dat je de koers kwijt raakt. Met een vooraf uitgedachte workflow weet je meteen wat je te doen staat. Je neemt op een verstandige manier afscheid van een werknemer, terwijl de afdeling kan blijven draaien en je alvast op zoek gaat naar een vervanger.
   
2. Je beschermt je (intellectuele) eigendommen
   Vertrekkende medewerkers nemen gevoelige informatie mee. Ook als je vertrekkers een document laat ondertekenen waarin ze beloven geen bedrijfsgeheimen te verspreiden, zorg je er maar beter voor dat ze daar simpelweg geen behoefte aan hebben.
3. Je straalt iets uit als werkgever
   De manier waarop je afscheid neemt van een medewerker, vertelt veel over hoe je met hen omgaat. Een bedrijf dat medewerkers au sérieux neemt van bij hun start tot bij hun afscheid - én daarna - bewijst dat echt waarde aan deze mensen hecht. En dat dit verder gaat dan wat ze het bedrijf hebben opgebracht.
4. Je wordt beter in wat je doet
   Medewerkers die al met één been buiten staan, geven sneller hun ongezouten mening over de werking van het bedrijf. In exitgesprekken krijg je een pak informatie mee die je als basis kan gebruiken om dit alles zelf in vraag te stellen. Zo word je een betere hr-manager of leidinggevende, kan je mooiere kansen creëren voor het bestaande team en straffere resultaten neerzetten.
5. Je laat de deur op een kier
   Trekt je medewerker de deur in goede verstandhouding achter zich dicht? Dan keert die misschien op een dag terug, met een hoop nieuwe ervaring op zak.

In de praktijk: onze best practices voor offboarding

1. Waarom ben je op zoek gegaan naar iets nieuws?
   
2. Wat vond je het leukst en minst leuke aan je job?
3. Had je alle nodige tools om je job goed te kunnen uitvoeren?
4. Had je het gevoel dat je successen genoeg werden gevierd?
5. Hoe vond je de ondersteuning van je leidinggevende? Gaf hij of zij je de nodige ondersteuning?
6. Als je 3 tips zou moeten geven aan ons om het te verbeteren, welke zouden dit dan zijn?
7. Zou je ons bedrijf aanraden aan je vriend of vriendin?
8. Zijn er nog onopgeloste zaken die je wilt bespreken? Zaken die je wilt toevoegen?

7. Een on- en offboarding workflow

1. Je kan meerdere workflow templates opmaken die kunnen opgesplitst worden a.d.h.v. het team, de locatie waar de workflow van toepassing is en welk proces eraan verbonden is (on -en offboarding of custom).
   
2. Je krijgt per medewerker een overzicht van workflows toegewezen via het werknemersprofiel. Daar kan je zien welke workflows voor deze medewerker lopende zijn. Klik je op één van deze workflows, dan opent er een detailpagina die je meer inzicht geeft rond welke taken nog uit te voeren zijn, of welke al afgewerkt zijn.
3. Je kan ook navigeren naar de 'Workflows' tab in de hoofdnavigatie om alle workflows te zien die aan jou als administrator zijn toegewezen. Daar vind je ook wat hun voortgang is en de datum wanneer deze actief werden ingesteld.
4. Taken kunnen toegewezen worden aan zowel admins als medewerkers. Deze verschijnen als een aparte tab 'taken' in hun self-service. Dit zorgt voor een betere verdeling van de workload en maakt het mogelijk om de medewerker beter te betrekken in verschillende HR processen.
5. Automatische reminders a.d.h.v. actuele deadlines. Je wordt verwittigd in de app via notificaties, maar we brengen je ook via mail op de hoogte.