Hoe Kebony dankzij de juiste tooling veel extra werk binnen HR administratie kan vermijden

Wie?

Met zijn hoofdkantoor in Oslo in Noorwegen is Kebony een toonaangevend houtmerk. Gesteund door bewezen technologieën voor houtmodificatie produceert het een verbeterd hout van uitmuntende kwaliteit dat zowel milieuvriendelijk als economisch is. Daarmee streven ze ernaar om de normen van de houtindustrie te herdefiniëren: ook behandeld hout kan een duurzaam bouwmateriaal zijn.

Één centrale plaats voor het beheren en verwerken van alle HR data en documenten

Vooraleer Sarah de HR verantwoordelijkheden overnam bij Kebony, werden deze taken door verschillende personen uitgevoerd. Maar verschillende personen betekent ook verschillende manieren van werken. Zo waren er meerdere versies van hetzelfde document en werd alles op in lokale systemen opgeslagen. Geen overzicht dus, en nog grotere problemen als één van die medewerkers Kebony verliet. Want waar moesten ze die gegevens dan terugvinden? Sarah zocht daarom naar een oplossing die alles kon centraliseren en stroomlijnen.

"Vanaf dat het contract klaar is, werd daar niets meer mee gedaan. Dan moest onze collega Rita in Noorwegen alles uitzoeken, lijstjes updaten, weten dat er een FTE bijgekomen was, weten dat iemand zijn verjaardag toegevoegd moest worden. Zij heeft veel lijstjes in haar hoofd van wat moet gedaan worden, maar als zij uitvalt zitten we met een probleem. Daarom wil ik haar lijstjes ook integreren in workflows zodat dit allemaal automatisch verloopt."

Sarah Lemmens

Mensen van de productie minder belasten met het HR verhaal

Medewerkers moesten zich te vaak bezighouden met de administratieve rompslomp. Zo vertelt Sarah dat haar collega's van productie de planning bijhielden in een Excel, die op het einde van de maand gecontroleerd moest worden. Om nog maar te zwijgen over de interim medewerkers waarvoor er nog eens een apart bestand werd bijgehouden. Na veel omwegen kwam de planning dan bij Jef terecht die de input deed voor het sociaal secretariaat. Hetzelfde geldt trouwens ook voor bestellen van nieuwe werkmaterialen. Doordat we kledingmaten kunnen aanvullen in het systeem, kunnen we snel de juiste bestelling plaatsen. "Dat is een grote meerwaarde, vooral omdat ik zo productiemedewerkers kan ontlasten van het HR verhaal", aldus Sarah.