Kabinet De Sutter speelt op de korte bal voor hun HR administratie

Wie?

Kabinet De Sutter is verantwoordelijk voor Ambtenarenzaken, Overheidsbedrijven, Post en Telecommunicatie. In hun beleid stellen ze digitalisering voorop en streven ze ernaar om van België een duurzaam land te maken dat efficiënt weet te zijn wanneer nodig. Met Officient voegt Kabinet De Sutter de daad bij het woord binnen hun eigen HR beleid.

Overtuigd door de verlofkalender, aangenaam verrast door de andere mogelijkheden

Kabinet De Sutter was er snel bij. Het dubbele werk van het opzetten én overzetten van Excel moest koste wat kost vermeden worden. In eerste instantie kwamen ze bij Officient terecht voor de verlofkalender. De manier waarop we aan- en afwezigheden zonder rompslomp bijhouden was een vereiste functie die we goed inlossen, maar de tool bleek ook op andere vlakken veel mogelijkheden te bieden. Naast verlof houdt het kabinet nu alle relevante data omtrent hun medewerkers bij in één systeem. Door de centralisatie van assets en documenten kunnen ze snel reageren. Ook wanneer er parlementaire vragen gesteld worden. De inzichten zijn namelijk af te lezen in de tool. Hoe staat het met de genderverhoudingen? Is er voldoende regionale diversiteit?

“Ik vroeg mijn ICT Manager op zoek te gaan naar een tool om verlof te registreren, maar ontdekte snel dat die veel meer kon. Alles is digitaal beschikbaar en medewerkers kunnen op een leuke manier zelf zaken aanvullen. Daardoor kunnen we nu nog sneller op de bal spelen.”

Nathalie De Boelpaep

Efficiënt, Belgisch en duurzaam

Een kabinet houdt aan strakke deadlines. Is er een nieuwe aanwerving, dan start deze persoon vaak de volgende dag al. Geen tijd te verliezen dus, en dat laat weinig ruimte om een echte flow uit te werken of om alles op papier in orde te brengen. Hoewel efficiëntie dus van bij de opstart van het kabinet beoefend werd, vroegen ze hun ICT Manager een marktonderzoek te doen naar opportuniteiten voor extra doeltreffendheid en snelheid binnen HR. De propositie: alles digitaal, en liefst ook lokaal en duurzaam. Dat bracht hen bij Officient. Niet alleen spelen ze zo nog korter op de bal door bijvoorbeeld standaardmails bij een onboarding, ze weten nu ook hun medewerkers warm te maken voor een HR tool. Voor medewerkers is HR een bijkomstige zaak, maar door een interactief alternatief aan te bieden, kunnen ze hen toch aanmoedigen om zelf zaken aan te vullen. Die manier van werken slaat duidelijk aan: ondertussen raadde Kabinet De Sutter Officient aan bij andere kabinetten die ook overtuigd zijn. “Ik ben daar ook wel trots op, dat ik mijn collega’s kon doorverwijzen, het bevestigt dat dit de juiste keuze was” aldus Nathalie.