Hoe Apixa met Officient hun HR op een rijtje krijgt

Wie?

Apixa is een spin-off van de KU Leuven, gespecialiseerd in computervisie en deep learning. Ze bieden oplossingen aan voor artificial intelligence, imaging technologies, hyperspectral imaging, 3D vision, optical system design, calibration services, edge & cloud computing and GPU processing. Als een vooruitstrevend bedrijf in tech hadden ze HR software nodig die daarbij paste.

Groeiend bedrijf met groeiende HR noden

Het is een situatie die elk groeiend bedrijf kent: er komen meer medewerkers bij en de werklast van HR groeit exponentieel. Nadat Geert Mortier, strategisch HR consultant and business developer, het team kwam versterken bij Apixa, werd het hem duidelijk dat het tijd was om HR software te zoeken. Zo kwam hij bij Officient terecht. HR werd tot dat moment niet op een gecentraliseerde manier aangepakt bij Apixa. Alle documenten zaten in aparte mappen en het HR team moest elkaar constant op de hoogte houden van veranderingen om overzicht te houden. En dat gebrek aan overzicht leverde af en toe problemen op. “Vroeger raakten er soms assets vermist, omdat niemand nog wist wat er waar zat. Nu houden we alles bij in Officient: de serienummers, de naam van de persoon, extra’s...” Voor de activatie van Officient was er dus veel onduidelijkheid.

Er was een centrale Excel-sheet waar er al eens iets mis mee ging. We moesten elkaar constant in kopie houden zodat iedereen op de hoogte was van alle verlofdagen, contracten, onboarding... Maar nu gebeurt alles in Officient, waardoor we los van elkaar kunnen werken en alles toch klopt.

Geert Mortier

Het radicaal verminderen van manuele processen

De implementatie van Officient bracht nog andere voordelen met zich mee. Dankzij de contracten module kan er al aan pre-onboarding gedaan worden, wat veel tijd bespaart. Het hele proces loopt daardoor vlotter. “Onboarding kan op voorhand al gestart worden, en het proces duur minder lang. Door de automatisatie hebben we meer tijd over.” Apixa is veel bezig met cutting edge technologie, waardoor er intern veel opleidingen gevolgd worden. Dankzij Officient is het nu ook mogelijk om van elkaar te zien wie er trainingen gevolgd heeft, welke trainingen en over welk onderwerp. Het grote voordeel daarvan is dat er ook intern makkelijker aan knowledge-sharing gedaan kan worden. En de medewerkers, die zijn ook fan. Ze kunnen zelf hun thuiswerk- en verlofdagen regelen, wat zeker sinds de corona-crisis een grote bonus bleek te zijn. Het haalt ook veel manueel werk weg van bij het HR team.