Hoe Aaltra aan foutloze HR-administratie doet

Wie?

Aaltra heeft 15 jaar ervaring in het verbinden van mensen met machines. Ze starten vanuit één visie: het leven verbeteren aan de hand van slimme toestellen en digitale producten. Door design, technologie en business waarde van in het begin te combineren wordt een product gecreëerd dat écht werkt.

Tijdrovende HR-administratie

HR is altijd belangrijk geweest voor Pieter-Paulus en business partner Ciel. Ze hebben van in het begin tijd geïnvesteerd in het opbouwen van een cultuur waar medewerkers zich gehoord en geapprecieerd voelen. De meer administratieve kant van die HR-munt was toch een grotere uitdaging. Het opvolgen van verlof, ziekte, opleidingen en andere speciale dagen moest gebeuren in verschillende documenten. Als er iemand een document nodig had, moest één van de twee co-founders er bijgehaald worden. Aangezien iedereen z’n eigen Dropbox-structuur had, was het altijd een heel gedoe. Gelukkig leerden ze toen Officient kennen!

We deden vroeger onze HR-administratie in Excel en in Word documenten in Dropbox. Het was vrij chaotisch en de structuur onderhouden vroeg veel tijd. Bovendien slopen er gemakkelijk foutjes bij het invullen van de kalender en de verlofdagen. Officient is echt een verademing voor ons.

Pieter-Paulus Vertongen

Medewerkers het heft in handen geven

De medewerkers van Aaltra duiden in hun kalender nu zelf aan welke dagen ze afwezig zijn, maar ook wanneer ze thuis of op kantoor werken, en hoeveel dagen ze aan opleidingen en hackatons spenderen. Bij Aaltra krijgen ze namelijk 100u om te werken aan projecten die ze interessant vinden, en deze vrije opleidingstijd vindt Pieter-Paulus heel belangrijk. “Mensen durven soms niet alle uren op te nemen, maar omdat we ook toegang hebben tot hun kalender kunnen we hen daarin stimuleren.” De Self Service-app wordt ook op andere vlakken geapprecieerd. Zelf assets aanvragen, digitaal (stage)contracten tekenen, en alle documenten gecentraliseerd terugvinden is een hit. “Er was eens een medewerker die aan de keuring stond met zijn auto en een verzekeringsdocument vergeten was. Hij belde mij in alle stress, maar ik kon hem er aan herinneren dat alles mooi in Officient stond. Echt ideaal.”